行政助理 · 任务逐条

排日程与处理往来信件

嵌入邮件与日历软件的助手现在能提议时间、用使用者的语气起草回复、处理来回沟通,高管越来越多地直接使用它们。这曾是这个角色的标志性任务,而它正被吸收进高管本来就开着的那些工具里。

这是这个角色的定义性任务,而它正被吸收进高管本来就开着的软件里 —— 也就是说,这种替代不需要采购决定、不需要预算科目。那是最快的一种替代。

报销、差旅与文件

票据识别、政策核查、差旅预订和文件排版是基于规则的任务,财务与差旅系统厂商已经把它们端到端自动化。剩下的工作是例外和争议,只占总量的一小部分。

例外与争议只占很小的量,而且来得没有规律。一个只占 10% 工时、却要求有人整周随时待命的任务,撑不起一个岗位。

把关,并知道什么重要

这依赖于信任、分寸感,以及一个多年建立、从不写下来的组织政治模型。高管保留一个人在这个角色上,是为了判断力和保密性,而这正是高管助理与行政人员的区别所在。

这区分的是高管助理与行政人员 —— 换句话说,它护住的是高一层,不是低一层。而这个职业里的多数人在低的那一层。

活动与实体后勤

与真实的人实时进行的实体协调不是软件能做的事,这个角色的价值恰恰在于事情发生了、而高管没有察觉到背后的努力。这项任务是稳定的,而且在削减行政人员的组织里,往往是最先被遗漏的。

本站自己的理由里写着:裁掉行政人员之后,最先出问题的就是它 —— 也就是说,组织照裁不误,然后承受这个损失。「被人想念」不等于「被保留」。

运营高管的助手工具

总得有人教工具高管的偏好、审它们发出去的东西、并在它们排错时介入。这是一项新的监督性任务,工时少但风险高,落在本来就知道这些偏好的人身上 —— 助理。

权重上是边缘的,而且落到本来就懂高管偏好的那个人身上。它是留住一个助理的理由,不是留住一个团队的理由。