事務アシスタント · 業務ごと

日程調整と連絡

メールと予定表のソフトに組み込まれた補助は、いまや候補時間を出し、本人の口調で返信を起草し、やり取りをさばく。しかも役員本人が直接それを使うことが増えている。これはこの職を定義していた業務であり、役員がすでに開いているソフトのなかへ吸い込まれつつある。

これはこの職を定義していた業務であり、それが役員のすでに開いているソフトのなかへ吸い込まれている——つまりこの置き換えには、調達の判断も予算の項目も要らない。最も速い種類の置き換えである。

経費、出張、書類

領収書の取り込み、規程との照合、出張の予約、書類の体裁は規則に沿った業務であり、経費と出張の仕組みの提供元が端から端まで自動化してきた。残るのは例外と係争であり、それは件数のごく一部である。

例外と係争は件数のごく一部で、しかもいつ来るか読めない。時間の一割しか占めないのに一週間ずっと手が空いていることを求める業務の上に、職を置くことはできない。

関門となり、何が重要かを判断する

これは信頼と分別、そして何年もかけて築かれ一度も書き出されない、その組織の力学についての模型に依っている。役員がこの役割に人を置き続けるのは、その判断と守秘のためであり、ここが、役員秘書と一般の事務職を分けている部分である。

ここが役員秘書と一般の事務職を分けている——それは言い換えれば、上の層を守り、その下の層は守らないということである。この職業の大半の人は、下の層にいる。

行事と現場の段取り

本物の人を相手に、その場で、物理的に段取りを合わせることは、ソフトウェアのやることではない。しかもこの職の値打ちは、まさに役員がその労力に気づかないまま物事が進むところにある。この業務は安定しており、事務職を削った組織で最初に「抜けた」と気づかれるのもここである。

このサイト自身の説明が、事務職を削った組織で最初に抜けに気づかれるのがここだと述べている——つまり組織はどのみち削り、その損失を飲み込んでいる。惜しまれることは、残されることではない。

役員の補助ソフトを回す

その役員の好みを道具に教え、送られるものを確認し、間違った予定を入れたときに割って入る人が要る。それは新しい監督の業務であり、時間としては小さいが失敗の代償は大きい。そして、もともとその好みを知っていた人——つまりアシスタント——のところに落ちる。

量としては周辺であり、もともとその好みを知っていた人のところに落ちる。アシスタントを一人残す理由にはなるが、チームを残す理由にはならない。