Assistente administrativo — tarefas, uma a uma

Agenda e correspondência

Os assistentes integrados no email e no calendário propõem já horas, escrevem respostas na voz do utilizador e tratam do vaivém, e os quadros superiores usam-nos cada vez mais diretamente. Esta era a tarefa que definia o lugar e é a que está a ser absorvida pelas ferramentas que o quadro superior já tem abertas.

Esta era a tarefa que definia o lugar, e está a ser absorvida por software que o quadro superior já tem aberto — o que significa que a substituição não precisa de qualquer decisão de compra nem de rubrica no orçamento. É o tipo de deslocação mais rápido.

Despesas, viagens e documentos

Capturar recibos, verificar políticas, reservar viagens e formatar documentos são tarefas assentes em regras que os fornecedores de sistemas financeiros e de viagens automatizaram de ponta a ponta. O trabalho que resta são as exceções e as reclamações, que são uma fração do volume.

As exceções e as reclamações são uma fração do volume e chegam de forma imprevisível. Um lugar não se sustenta numa tarefa que é 10% das horas mas precisa de alguém disponível a semana toda.

Filtrar e saber o que interessa

Isto depende da confiança, da discrição e de um modelo da política interna construído ao longo de anos e nunca escrito. Os quadros superiores mantêm uma pessoa neste papel pelo critério e pela confidencialidade, e é a parte do lugar que distingue um assistente de direção de um administrativo.

Isto distingue um assistente de direção de um administrativo — que é outra forma de dizer que protege o degrau de cima e não o de baixo. A maioria das pessoas desta profissão está no de baixo.

Eventos e logística física

A coordenação física em tempo real com pessoas reais não é coisa que o software faça, e o valor do lugar está precisamente em as coisas acontecerem sem o quadro superior dar pelo esforço. Esta tarefa é estável e, nas organizações que cortam administrativos, costuma ser a primeira coisa a fazer falta.

O próprio raciocínio do sítio nota que é isto que faz falta quando as organizações cortam administrativos — ou seja, cortam-nos de qualquer maneira e assumem a perda. Fazer falta não é o mesmo que ser mantido.

Operar os assistentes do quadro superior

Alguém tem de ensinar às ferramentas as preferências do quadro superior, rever o que elas enviam e intervir quando marcam o que não era. É uma tarefa nova de supervisão, pequena em horas e de consequências altas, e cai sobre quem já conhecia as preferências — o assistente.

Periférica por peso e cai sobre quem já conhecia as preferências. É uma razão para manter um assistente, e não para manter a equipa.