プロジェクトマネージャー · 業務ごと

進捗報告・議事録・要約

話されたことと変わったことを要約するのは、言語モデルが最も得意とすることであり、会議ツールや進捗管理ツールは、すでに持っているデータからこうした文書の下書きをつくるようになっている。PMIが生成AIをすでに使っているプロジェクト専門職を対象に行った2024年の調査では、53%が内容の要約とレビューに生成AIを使っていた。

これらの調査が記録しているのは、人々がAIを何に使い、AIから何を得たと答えたかであり、その多くはすでに使っている人の回答である。組織がこうした文書を書く人を必要としなくなったかどうかは測っていない。

計画をつくり、更新する

ツールは作業分解の下書きをつくり、スケジュールを提案し、変更によって崩れる依存関係に印をつけることができる。どの見積もりが楽観的か、どのチームが手一杯か、スポンサーがどの日付を動かさないかを知っていることは、プロジェクトマネージャーが持っている文脈である。

これらの調査が記録しているのは、タスクとスケジュールの自動化から得られたと人々が報告する効果である。計画がいまどうつくられているか、誰がつくっているかは測っていない。

リスク・コスト・変更の管理

ダッシュボードやモデルは、コスト超過や遅れつつあるマイルストーンを早く見つけられる。どのリスクに注意を払うべきかを決めること、そしてスポンサーが望む変更を断ることは、誰かが責任を負わなければならない判断である。

英国の大規模プロジェクト監督機関はそのツールをポートフォリオ全体にわたって使っており、個々のプロジェクト自身のリスク台帳の中で使っているのではない。プロジェクトにおけるリスクと変更についての決定がいまどう下されているかは示していない。

利害関係者の合意形成とトレードオフの交渉

この仕事は、利害の異なる人々に、多くの場合その人たちに対する権限を持たないまま、トレードオフを受け入れるよう説得することである。ツールは選択肢を用意できる。そのうちの一つの代償を引き受けることは、人と人との会話である。

これはこの仕事がどう行われているかに基づくもので、こうした交渉にいまどれほどの頻度でAIが関わっているかを測ったものに基づくものではない。

チームを率い、障害を取り除く

ツールは作業が遅れていることを示せる。その理由を突き止め、ある人や別のチームがそれに対して取る行動を変えさせるには、信頼と、結果に責任を負っていることが要る。

これはこの仕事がどう行われているかに基づくもので、チームを率いることがどう変わりつつあるかを測ったものに基づくものではない。

AIの出力をプロジェクトのどこに入れるかを決める

進捗報告、計画、要約をツールが下書きするようになると、そこに書かれていることに誰かが責任を負わなければならず、どのプロジェクトデータをどのツールに入れてよいかを誰かが決めなければならない。ほとんどのプロジェクトでは、それはプロジェクトマネージャーの役目になる。

プロジェクトマネージャーの時間のうちどれだけが、いまAIの出力の確認やそのためのルールづくりに充てられているかを測った資料はまだない。これは仕事の向かう方向からの推論である。